Thông quan hàng hóa là gì? Khái niệm, quy trình và các lỗi thường gặp

Thông quan hàng hóa là khâu bắt buộc trong xuất nhập khẩu, quyết định hàng có được phép lưu thông hợp pháp hay không. Chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ hay khai báo cũng có thể khiến hàng chậm tiến độ và phát sinh chi phí. Trong bài viết này, Tobe Logistics sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình thông quan hàng hóa từ A–Z một cách dễ hiểu, đúng quy định và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Thông quan hàng hóa là gì? 

Khái niệm thông quan hàng hóa

Thông quan hàng hóa là quá trình hoàn tất các thủ tục hải quan cần thiết để hàng hóa được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc áp dụng các chế độ quản lý hải quan theo quy định. 

Hàng hóa xuất, nhập khẩu phải thực hiện đầy đủ thủ tục hải quan và được cơ quan hải quan của quốc gia nhập khẩu chấp thuận thông quan, khi đó mới được xem là hoạt động xuất nhập khẩu hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Vai trò của thông quan hàng hoá trong logistics

Thông quan hàng hóa giữ vai trò then chốt trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu. Đây là bước xác nhận hàng hóa đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật trước khi được phép lưu thông qua biên giới. Thông qua quá trình thông quan, cơ quan hải quan kiểm soát nguồn gốc, chủng loại, trị giá hàng hóa và các chính sách quản lý liên quan.

Bên cạnh yếu tố pháp lý, thông quan còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng và chi phí logistics. Quy trình thông quan nhanh, chính xác giúp doanh nghiệp hạn chế phát sinh phí lưu kho, lưu bãi, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng. Ngược lại, chậm thông quan có thể gây trễ đơn hàng, ảnh hưởng uy tín với đối tác.

Ngoài ra, thông quan hàng hóa còn giúp đảm bảo an ninh thương mại và minh bạch hóa hoạt động xuất nhập khẩu, góp phần tạo môi trường kinh doanh ổn định, thuận lợi cho doanh nghiệp tham gia thị trường quốc tế.

Các loại hình thông quan hàng hóa phổ biến

Theo Luật Hải quan Việt Nam 2014 và Nghị định 08/2015/NĐ-CP, thông quan hàng hóa được chia thành một số loại hình phổ biến sau:

Thông quan hàng nhập khẩu

Thông quan hàng nhập khẩu là thủ tục hải quan áp dụng cho hàng hóa từ nước ngoài đưa vào Việt Nam để tiêu thụ, sản xuất hoặc gia công, trong đó cơ quan hải quan kiểm tra hồ sơ, hàng hóa và việc thực hiện nghĩa vụ thuế trước khi cho phép thông quan. 

Thông quan hàng xuất khẩu

Thông quan hàng xuất khẩu là thủ tục đối với hàng hóa đưa từ Việt Nam ra nước ngoài, nhằm đảm bảo hàng đáp ứng quy định về xuất khẩu, chính sách quản lý chuyên ngành và được xác nhận hoàn thành nghĩa vụ hải quan. 

Thông quan hàng tạm nhập – tái xuất

Thông quan hàng tạm nhập – tái xuất áp dụng cho hàng hóa được phép nhập khẩu vào Việt Nam trong một thời gian nhất định và phải tái xuất theo đúng mục đích, thời hạn đã đăng ký, thường gặp với hàng triển lãm, máy móc thuê, hoặc hàng kinh doanh tạm thời; loại hình này chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan trong suốt vòng đời lô hàng.

Quy trình thông quan hàng hóa 

Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan theo quy định pháp luật hiện hành. Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế rủi ro bị kiểm tra kéo dài hoặc yêu cầu bổ sung. Hồ sơ hải quan bao gồm:

• Tờ khai hải quan

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

• Phiếu đóng gói (Packing List)

• Vận đơn (Bill of Lading – B/L)

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

• Giấy phép hoặc chứng từ quản lý chuyên ngành (nếu hàng thuộc diện quản lý)

• Chứng từ nộp thuế

Khai báo hải quan điện tử

Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan trên hệ thống VNACCS/VCIS hoặc thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia. Khi khai báo thành công, hệ thống sẽ tự động cấp số tờ khai và phân luồng kiểm tra hải quan. 

Tùy theo mức độ rủi ro, tờ khai có thể được phân vào luồng xanh (miễn kiểm tra thực tế), luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra cả hồ sơ và hàng hóa).

Nộp thuế và lệ phí hải quan

Doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính theo quy định, bao gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các loại thuế khác nếu phát sinh (nếu có). Hiện nay, hệ thống VNACCS cho phép doanh nghiệp nộp thuế trực tuyến thông qua các ngân hàng phối hợp thu, góp phần rút ngắn thời gian xử lý và đẩy nhanh tiến độ thông quan.

Thông quan và nhận hàng

Khi hoàn tất kiểm tra hải quan và nghĩa vụ thuế, cơ quan hải quan sẽ ban hành quyết định thông quan, cho phép hàng hóa rời khu vực giám sát để đưa vào lưu thông. Trạng thái tờ khai lúc này được cập nhật là “đã thông quan”. 

Doanh nghiệp tiến hành nhận hàng tại kho, cảng hoặc sân bay và có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hải quan tối thiểu 5 năm để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau thông quan.

Những lỗi thường gặp khi làm thủ tục thông quan 

Trong quá trình thông quan hàng hóa, nếu phát sinh các lỗi dưới đây sẽ khiến thời gian thông quan bị kéo dài, tăng chi phí và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể gồm các lỗi sau:

Sai sót về chứng từ

Sai sót về chứng từ khi thông quan hàng hóa là tình trạng hồ sơ không đúng quy định pháp luật hải quan. Các lỗi thường gặp gồm thiếu chứng từ bắt buộc, thông tin trên tờ khai không khớp với hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list hoặc sử dụng chứng từ hết hiệu lực, sai mẫu. Những sai sót này có thể khiến tờ khai bị chuyển luồng kiểm tra, kéo dài thời gian xử lý. 

Khai báo sai mã HS

Khai báo sai mã HS là một trong những lỗi phổ biến khi làm thủ tục thông quan hàng hóa, xảy ra khi doanh nghiệp xác định không đúng mã số phân loại hàng hóa theo danh mục HS. Nguyên nhân thường đến từ việc hiểu chưa chính xác tính chất, công dụng, cấu tạo của hàng hóa hoặc áp dụng sai biểu thuế và chú giải phân loại. Khai sai mã HS có thể dẫn đến áp sai mức thuế, sai chính sách quản lý chuyên ngành, khiến tờ khai bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính hoặc chuyển sang kiểm tra thực tế hàng hóa.

Thiếu giấy phép chuyên ngành

Thiếu giấy phép chuyên ngành là lỗi xảy ra khi hàng hóa thuộc diện quản lý của các bộ, ngành nhưng doanh nghiệp không chuẩn bị hoặc chưa được cấp đầy đủ giấy phép trước khi làm thủ tục thông quan. Trường hợp này thường gặp với các mặt hàng phải kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc. Khi thiếu giấy phép chuyên ngành, tờ khai hải quan sẽ không được thông quan, hàng hóa có thể bị lưu giữ tại cảng để chờ bổ sung hồ sơ.

Dịch vụ thông quan hàng hóa tại Tobe Logistics

Tobe Logistics thực hiện thông quan cho tất cả các loại hình như kinh doanh, đầu tư, tạm nhập tái xuất, tạm xuất – tái nhập, gia công, sản xuất xuất khẩu, hàng mẫu, hàng phi mậu dịch, hàng kho ngoại quan, hàng viện trợ, hàng dự án, hàng quá cảnh,....

Cam kết của Tobe Logistics

• Tư vấn đúng quy định pháp luật, hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình thông quan.
• Thực hiện thủ tục nhanh gọn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
• Hỗ trợ xử lý các lô hàng phức tạp, hàng đặc thù và các mặt hàng yêu cầu giấy phép chuyên ngành.
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm, đồng hành cùng khách hàng đến khi hoàn tất thủ tục và giao nhận hàng hóa.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và tinh thần phục vụ tận tâm, Tobe Logistics cam kết mang đến dịch vụ thông quan hàng hoá chuyên nghiệp, giúp khách hàng an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

>>> Xem thêm: Dịch vụ khai thuê hải quan và xuất nhập khẩu uỷ thác tại Tobe Logistics

Kết luận

Thông quan hàng hóa giữ vai trò then chốt trong toàn bộ hoạt động xuất nhập khẩu, là bước xác nhận hàng hóa đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật trước khi được phép lưu thông qua biên giới. Hy vọng qua bài viết trên, Tobe Logistics đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình thông quan. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ thông quan, xuất nhập khẩu, hãy liên hệ Tobe Logistics để được hỗ trợ nhanh chóng.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI

• Địa chỉ: Lầu 2, Tòa Nhà PN Techcons, Số 48 Hoa Sứ, Phường 07, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 02835170898
• Email: henry@tobelogictics.com.vn
• Website: tobelogictics.com.vn