ENG
CHN
Trong một giao dịch quốc tế, hợp đồng xuất nhập khẩu là cơ sở để bên mua và bên bán thống nhất từ hàng hóa, giá trị, thanh toán đến giao nhận và xử lý phát sinh. Một hợp đồng càng rõ ràng thì doanh nghiệp càng dễ phối hợp với ngân hàng, đơn vị logistics và cơ quan hải quan trong quá trình thực hiện.
Hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa là gì?
Hợp đồng xuất nhập khẩu hay hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là thỏa thuận giữa các bên về việc mua và bán hàng hóa có yếu tố quốc tế. Trong đó, các bên thống nhất những nội dung quan trọng như đối tượng hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và trách nhiệm thực hiện.
Điểm cần lưu ý là hợp đồng không chỉ có ý nghĩa khi ký kết. Các thông tin trong hợp đồng còn được sử dụng xuyên suốt quá trình thực hiện đơn hàng, từ đặt hàng, thanh toán, vận chuyển cho đến chuẩn bị chứng từ xuất nhập khẩu và làm thủ tục hải quan.
Với doanh nghiệp nhập khẩu, việc xây dựng một hợp đồng nhập khẩu rõ ràng còn giúp hạn chế tình trạng thông tin trên hợp đồng không thống nhất với commercial invoice, packing list hoặc chứng từ vận tải.
Hợp đồng nhập khẩu thường có những nội dung nào?
Một hợp đồng có thể được thiết kế khác nhau tùy mặt hàng, thị trường và thỏa thuận giữa các bên. Tuy nhiên, các nhóm điều khoản dưới đây thường là nền tảng để xác định quyền, nghĩa vụ và cách thực hiện giao dịch.
Thông tin các bên và đối tượng hợp đồng
Trước hết cần xác định chính xác thông tin của người mua và người bán như tên doanh nghiệp, địa chỉ, người đại diện và thông tin liên hệ.
Phần đối tượng hợp đồng cần thể hiện rõ hàng hóa được mua bán là gì. Với giao dịch quốc tế, cách ghi tên hàng nên đủ cụ thể để tránh nhầm lẫn giữa các sản phẩm có tên thương mại tương tự.
Mô tả hàng hóa số lượng và chất lượng
Đây là một trong những nội dung dễ phát sinh tranh chấp nếu ghi quá chung chung. Mô tả hàng hóa nên thể hiện các đặc điểm cần thiết như tên hàng, mã sản phẩm, quy cách, thông số kỹ thuật, chất lượng, tiêu chuẩn áp dụng và xuất xứ nếu có yêu cầu.
Số lượng cũng cần xác định rõ đơn vị tính, dung sai nếu có và cách xác định khối lượng cuối cùng. Với những mặt hàng có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng, nên kèm specification hoặc phụ lục kỹ thuật để hai bên có cùng căn cứ kiểm tra.
Giá trị hợp đồng và đồng tiền thanh toán
Hợp đồng cần xác định đơn giá, tổng giá trị, đồng tiền thanh toán và những khoản chi phí đã bao gồm hoặc chưa bao gồm trong mức giá.
Nếu sử dụng điều kiện Incoterms, cần ghi rõ điều kiện được lựa chọn cùng phiên bản Incoterms áp dụng. Incoterms giúp phân chia một số trách nhiệm, chi phí và rủi ro liên quan đến giao hàng nhưng không thay thế toàn bộ các điều khoản về giá, thanh toán hay chất lượng hàng hóa.
Điều kiện giao hàng và thời hạn thực hiện
Điều khoản giao hàng cần làm rõ địa điểm, thời hạn và điều kiện thực hiện. Những thông tin như cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian giao dự kiến hoặc cách thông báo lịch giao có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch logistics.
Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện giao hàng được thể hiện thống nhất giữa hợp đồng và kế hoạch vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng với các lô hàng vận chuyển bằng đường biển hoặc đường hàng không.
Phương thức thanh toán và bộ chứng từ
Các bên cần thống nhất phương thức thanh toán như T/T, L/C hoặc hình thức khác, cùng thời điểm thanh toán, tỷ lệ thanh toán và điều kiện để thực hiện từng đợt.
Song song với đó là quy định về bộ chứng từ xuất nhập khẩu mà người bán cần cung cấp. Tùy giao dịch, bộ hồ sơ có thể liên quan đến commercial invoice, packing list, vận đơn, C/O, chứng từ bảo hiểm hoặc giấy phép và chứng từ chuyên ngành.
Thông tin trên các chứng từ cần được kiểm tra thống nhất với hợp đồng để hạn chế vướng mắc trong thanh toán, thông quan và nhận hàng.
>>> Xem thêm Danh mục chứng từ cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng hoá đường biển
Những rủi ro thường gặp khi làm hợp đồng nhập khẩu
Một hợp đồng nhập khẩu không rõ ràng có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn ngay cả khi hai bên đã thống nhất về giá và hàng hóa. Nhiều vấn đề phát sinh không nằm ở bản thân giao dịch mà đến từ cách các điều khoản được diễn đạt.
Mô tả hàng hóa không đủ rõ
Tên hàng quá ngắn, không có quy cách hoặc tiêu chuẩn chất lượng cụ thể sẽ khiến việc xác định hàng đạt hay không đạt trở nên khó khăn.
Với sản phẩm kỹ thuật, nên sử dụng thông số, mã hàng, tiêu chuẩn hoặc phụ lục đi kèm thay vì chỉ dùng tên thương mại. Cách này giúp bộ phận mua hàng, logistics và kiểm tra hàng có cùng một căn cứ thực hiện.
Điều kiện giao hàng chưa phân định trách nhiệm
Chỉ ghi tên một điều kiện Incoterms mà không xác định rõ phiên bản hoặc địa điểm áp dụng có thể khiến các bên hiểu khác nhau về chi phí và trách nhiệm.
Doanh nghiệp nên kiểm tra ai chịu trách nhiệm thuê vận chuyển, mua bảo hiểm nếu có, thực hiện thủ tục liên quan và thời điểm chuyển giao rủi ro. Đây là những nội dung cần được liên kết với kế hoạch vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Thời hạn thanh toán và giao hàng thiếu cụ thể
Các cụm như “thanh toán sớm” hoặc “giao hàng trong thời gian hợp lý” không có giá trị thực tiễn bằng một mốc thời gian hoặc điều kiện thực hiện rõ ràng.
Hợp đồng nên xác định thời điểm thanh toán, thời hạn giao hàng, điều kiện gia hạn và cách xử lý khi một bên không thực hiện đúng cam kết. Với phương thức L/C, doanh nghiệp còn cần kiểm tra sự thống nhất giữa điều khoản hợp đồng và yêu cầu của thư tín dụng.
Không quy định cách xử lý khi hàng hóa có vấn đề
Hợp đồng nên dự liệu trường hợp hàng thiếu số lượng, không đúng chất lượng, giao chậm hoặc phát sinh tổn thất trong quá trình vận chuyển.
Các nội dung như thời hạn kiểm tra hàng, thời gian thông báo khiếu nại, phương thức khắc phục, bồi thường, phạt vi phạm nếu có và giải quyết tranh chấp cần được quy định phù hợp với giao dịch.
>>> Xem thêm Xuất nhập khẩu ủy thác là gì? Giải pháp dành cho doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm
Tobe Logistics cung cấp giải pháp giao nhận quốc tế toàn diện
Tobe Logistics cung cấp các dịch vụ gồm vận chuyển đường biển, vận chuyển đường hàng không, vận chuyển nội địa, khai thuê hải quan và xuất nhập khẩu ủy thác. Hệ thống dịch vụ này giúp doanh nghiệp kết nối các công đoạn từ vận chuyển, thông quan đến giao nhận hàng hóa.
Đối với hợp đồng xuất nhập khẩu, các điều khoản về giao hàng, chứng từ và thời hạn thực hiện thường liên quan trực tiếp đến hoạt động logistics. Vì vậy, việc trao đổi sớm giữa doanh nghiệp, đối tác và đơn vị giao nhận có thể giúp kế hoạch vận chuyển được chuẩn bị phù hợp với điều kiện hợp đồng.
Thông tin liên hệ
CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI
- Địa chỉ: Lầu 2, Tòa Nhà PN Techcons, Số 48 Hoa Sứ, Phường 07, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Hotline: 02835170898
- Email: henry@tobelogictics.com.vn
- Website: tobelogictics.com.vn
