Danh mục chứng từ cần chuẩn bị khi vận chuyển hàng hoá đường biển

Chứng từ vận chuyển hàng hóa đường biển là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ, đặc biệt với những ai lần đầu sử dụng hình thức vận tải này. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác chứng từ sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh phát sinh chậm trễ trong quá trình vận chuyển. Hãy cùng Tobe Logistics tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

Chứng từ vận chuyển đường biển là gì?

Chứng từ vận chuyển đường biển là tập hợp các giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, được sử dụng để chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, xác nhận thông tin lô hàng và phục vụ cho việc làm thủ tục hải quan, giao nhận và thanh toán quốc tế.

Các chứng từ này thể hiện đầy đủ thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, phương thức vận chuyển, cảng đi – cảng đến và các điều kiện liên quan. Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển đường biển chính xác và đồng nhất đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình vận chuyển, thông quan và giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi, đúng quy định.

Các chứng từ cần thiết cho vận chuyển đường biển

Để hàng hóa được lưu thông an toàn, thông suốt, các loại giấy tờ và chứng từ liên quan đến lô hàng là điều không thể thiếu. Trong vận tải hàng hóa bằng đường biển, những chứng từ quan trọng cần chuẩn bị bao gồm:

Hóa đơn thương mại

Hoá đơn thương mại là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên bán và bên mua. Nó chứa thông tin về hai bên giao dịch, mô tả chi tiết hàng hóa, giá trị, số lượng, điều khoản thanh toán cùng các thông tin liên quan khác. Hóa đơn này được hải quan sử dụng để làm cơ sở đánh giá thuế và phí. Đây là chứng từ nền tảng mở đầu cho hoạt động xuất khẩu.

Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là bảng kê khai chi tiết cách đóng gói các loại hàng hóa, thường được đính kèm bên ngoài kiện hàng để người mua dễ dàng tìm thấy. Phiếu đóng gói gồm thông tin về số lượng, trọng lượng, kích thước, và các chi tiết khác của từng kiện hàng. 

Vận đơn

Vận đơn là một loại giấy tờ rất quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Vận đơn vừa là hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và đơn vị vận tải, vừa là biên nhận xác nhận hàng hóa đã được xếp lên tàu. Ngoài ra, vận đơn còn có giá trị pháp lý về quyền sở hữu hàng hóa. Trên vận đơn thể hiện đầy đủ các thông tin gồm người gửi hàng, người nhận hàng, phương tiện vận chuyển, cảng đi – cảng đến. Đây cũng là căn cứ chứng minh hàng hóa đã được vận chuyển đúng theo thỏa thuận.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là hồ sơ do chủ hàng hoặc người được ủy quyền lập và nộp cho cơ quan hải quan trước khi hàng hóa hoặc phương tiện được phép xuất hoặc nhập qua biên giới. Tài liệu này thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, nghĩa vụ thuế và các nội dung cần thiết theo quy định hải quan của quốc gia xuất khẩu và nhập khẩu.

Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ giúp chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, là cơ sở để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.

Cách tránh sai sót trong chứng từ vận chuyển đường biển

Xác minh Mã HS

HS Code là hệ thống mã số dùng để phân loại từng nhóm hàng hóa cụ thể, giúp nhận diện rõ tên gọi, đặc điểm, cấu tạo, công dụng, hình thức đóng gói và các thuộc tính liên quan của sản phẩm. 

Mã HS thuộc Hệ thống hài hòa mô tả và mã hóa hàng hóa (Harmonized System), tại Việt Nam thường được gọi là Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu. Việc tra cứu và áp dụng đúng mã HS từ các nguồn chính thống là rất quan trọng, bởi cơ quan hải quan các quốc gia sử dụng mã này để phân loại hàng hóa và xác định mức thuế áp dụng.

Kiểm tra lại tính nhất quán của tất cả thông tin

Toàn bộ chứng từ trong một lô hàng cần đảm bảo tính đồng nhất về thông tin, Nếu xuất hiện sự sai khác về các chi tiết như mô tả hàng hóa, khối lượng hay số hiệu container giữa các chứng từ vận tải đường biển, cơ quan hải quan có thể xem đây là dấu hiệu rủi ro và tiến hành kiểm tra thực tế. 

Giải pháp hiệu quả là rà soát, đối chiếu chứng từ theo danh sách kiểm tra trước khi hoàn tất hồ sơ, bởi việc điều chỉnh sau khi đã khai báo thường kéo dài thời gian xử lý và làm phát sinh thêm chi phí.

Mô tả sản phẩm chính xác và chi tiết

Việc khai báo hàng hóa thiếu chi tiết, mơ hồ chung chung khiến cơ quan hải quan đặt nghi vấn, đặc biệt khi không thể hiện rõ tên thương hiệu, mã model hay thành phần vật liệu. Việc này có thể dẫn đến xác định sai mức thuế, gây thiệt hại ngân sách.

Trong những trường hợp nghiêm trọng, hành vi này còn có nguy cơ bị xem xét là gian lận thương mại. Vì vậy, hàng hóa cần được mô tả đầy đủ, rõ ràng và áp dụng đúng mã HS theo biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.

Nắm rõ yêu cầu pháp lý tại thị trường xuất – nhập khẩu

Mỗi quốc gia áp dụng hệ thống quản lý xuất nhập khẩu riêng, với những điều kiện khác nhau đối với từng nhóm hàng hóa. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ các quy định áp dụng tại thị trường mục tiêu, bao gồm giấy phép cần thiết, chứng nhận liên quan và yêu cầu về ghi nhãn, nhằm đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng quy định trước khi thông quan.

Tầm quan trọng của các công ty giao nhận vận tải biển

Trong toàn bộ chuỗi hoạt động xuất nhập khẩu, các công ty giao nhận vận tải biển giữ vai trò cầu nối quan trọng giữa người gửi hàng, hãng tàu, cảng biển và cơ quan hải quan, đảm nhiệm nhiều chức năng thiết yếu như:

Vai trò kết nối trong chuỗi logistics

Các công ty giao nhận vận tải biển giữ vai trò trung tâm trong việc kết nối giữa người gửi hàng, hãng tàu, cảng biển và cơ quan hải quan. Họ đảm bảo dòng chảy hàng hóa được tổ chức xuyên suốt từ điểm xuất phát đến điểm đến cuối cùng.

Quản lý và điều phối quá trình vận chuyển

Đơn vị giao nhận chịu trách nhiệm sắp xếp lịch tàu, lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp và theo dõi hành trình hàng hóa. Việc quản lý tập trung giúp hạn chế chậm trễ và đảm bảo tiến độ giao nhận.

Hỗ trợ chứng từ và thủ tục hải quan

Với kinh nghiệm chuyên môn, các công ty giao nhận hỗ trợ chuẩn bị chứng từ vận tải và phối hợp thực hiện thủ tục hải quan đúng quy định, giúp giảm thiểu rủi ro và sai sót trong quá trình thông quan.

Tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro

Thông qua việc tư vấn giải pháp vận chuyển phù hợp, các công ty giao nhận giúp doanh nghiệp cân đối chi phí, lựa chọn phương án hiệu quả và hạn chế các phát sinh không mong muốn.

Tư vấn giải pháp cho các lô hàng đặc thù

Đối với các loại hàng có yêu cầu riêng như hàng lẻ, hàng nguyên container, hàng quá khổ hoặc hàng đặc biệt, đơn vị giao nhận đóng vai trò tư vấn và điều phối, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra an toàn và đúng kế hoạch.

Tại sao nên chọn Tobe Logistics cho nhu cầu vận chuyển đường biển của bạn?

Vận chuyển đường biển là lĩnh vực được Tobe Logistics đầu tư phát triển trọng tâm. Chúng tôi không ngừng nâng cao năng lực vận hành nhằm mang đến giải pháp vận chuyển hiệu quả và bền vững cho khách hàng. Sau đây là các lợi thế của Tobe Logistics:

Mạng lưới hãng tàu rộng khắp

Tobe Logistics liên kết và ký hợp đồng trực tiếp với hầu hết các hãng tàu lớn đang hoạt động tại Việt Nam như Maersk, MCC, MSC, CMA, Evergreen, MOL, KMTC, APL, COSCO, Yangming, K Line, CK Line, Wan Hai,… Tobe Logistics luôn chủ động trong việc sắp xếp lịch tàu và lựa chọn tuyến vận chuyển phù hợp cho từng lô hàng.

Giá cước cạnh tranh 

Nhờ lợi thế hợp tác lâu dài với các hãng tàu, Tobe Logistics cung cấp mức giá cước cạnh tranh, ổn định cho các tuyến vận chuyển trên toàn thế giới, đáp ứng đa dạng nhu cầu xuất nhập khẩu của khách hàng.

Dịch vụ giao nhận đường biển toàn diện

Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ giao nhận đường biển, bao gồm: giao nhận tận nơi, đóng gói, phân phối và thu gom hàng lẻ; vận chuyển hàng nguyên lô; bảo hiểm đường biển; vận chuyển hàng nguy hiểm, hàng quá khổ – quá tải; đóng gói hàng hóa và cho thuê tàu rời.

Với năng lực và kinh nghiệm thực tiễn, Tobe Logistics tự hào là đối tác tin cậy, đồng hành cùng khách hàng trên mọi hành trình vận chuyển đường biển, góp phần kết nối hàng hóa Việt Nam với thị trường toàn cầu.

>>> Xem thêm: Dịch vụ vận chuyển đường biển của Tobe Logistics

Tổng kết

Hy vọng qua bài viết này, Tobe Logistics đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về danh mục chứng từ vận chuyển hàng hóa đường biển cần có. Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ giúp quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết hoặc hỗ trợ về vận chuyển đường biển, vui lòng liên hệ Tobe Logistics để được hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Nguồn tham khảo: 

Linh Trang. (2023, August 17). HS Code là gì? Cách tra cứu mã HS Code [mới nhất 2025]. LuatVietnam. https://luatvietnam.vn/linh-vuc-khac/hs-code-la-gi-883-95133-article.html

​Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN QUỐC TẾ TƯƠNG LAI

• Địa chỉ: Lầu 2, Tòa Nhà PN Techcons, Số 48 Hoa Sứ, Phường 07, Quận Phú Nhuận, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
• Hotline: 02835170898
• Email: henry@tobelogictics.com.vn
• Website: tobelogictics.com.vn